Uma empresa preparada para a auditoria interna e externa requer que os seus profissionais estejam dispostos e disponíveis para atender os auditores. Afinal, os especialistas contratados vão questionar sobre responsabilidades e transações.  Nesse cenário, é preciso que sistemas e pessoas estejam maduros para agir com transparênia. Isso é muito importante no processo, principalmente ao falar de fatos que impactam diretamente as demonstrações financeiras. Neste artigo, vamos abordar dois pontos importantes nesse processo:

• Organização: estar preparada exige da empresa muito mais do que disponibilizar uma sala e separar documentos. Na verdade, é necessário que a companhia internalize isso como natural, como parte do dia a dia ao longo do ano;
• Cultura de controles internos: com o desenvolvimento de uma cultura de controles, a organização terá um entendimento melhor do impacto da auditoria em cada departamento e atividade. Esses controles devem estar alinhados nos diferentes setores. Além disso, tais mecanismos de supervisão precisam ser conhecidos por todos os profissionais. Mais do que ter familiaridade com os controles internos, é essencial praticá-los e revisá-los no cotidiano.

Cultura de controles internos

Um bom ambiente de “Controles Internos” demanda que cada departamento tenha suas responsabilidades, processos e controles bem definidos. Porém, para isso, as pessoas devem ser treinadas a executar suas tarefas de forma a mitigar riscos. Assim, qualquer atitude sempre levará em conta as consequências dos erros para os números da empresa.

Uma cultura de “Controles Internos” começa pelos administradores (o que chamamos em inglês de “Tone at the Top”, que significa “O tom – ou, o exemplo – vem de cima”). Nesse contexto, a administração tem de fornecer o tom e trazer para sua organização uma cultura ética e de “Controles Internos”.

Implementação na prática

A auditoria interna e externa melhora os processos da organização e, ao mesmo tempo, amplifica a sua credibilidade junto a clientes, fornecedores, concorrentes e sociedade como um todo. Por esse motivo, dizemos que auditar é uma maneira de analisar a qualidade dos processos e de identificar os riscos. Assim, a partir de uma auditoria interna e externa, é possível criar formas de amenizar as ameaças.

Isto posto, é fundamental formar um Departamento de Auditoria Interna e um comitê de Auditoria para interagir diretamente com à alta administração. Mas tanto o departamento como o comitê vão transitar por todos os níveis hierárquicos da companhia. Afinal, é necessário testar os controles no dia a dia. Também é importante que os auditores externos tenham liberdade e independência. Esses quesitos são obrigatórios para a manutenção de um ambiente de ética.

Ainda que nem todas as empresas sejam obrigadas a passar pela auditoria interna e externa, se a maioria escolhesse fazê-lo, isso contribuiria para que a “Cultura de Controles Internos” e a “Ética” ganhassem força em território brasileiro. Como consequência, as empresas estariam sempre dentro das melhores práticas e, em função disso, constantemente preparadas para procedimentos desse tipo. Dessa forma, no frigir dos ovos, as empresas se utilizariam das ferramentas da auditoria para enraizar a Cultura de Controles Internos, o que facilitaria o entendimento da Cultura Ética.

Portanto, a auditoria interna e externa é uma ferramenta-chave para as empresas entenderem os impactos cotidianos sobre seus próprios números. Porém, com a ajuda da PGBR, você recebe diagnóstico e tratamento. Afinal, temos mais de 60 anos de expertise no tema. Dessa forma, podemos auxiliar sua empresa a entender o que falta para abrir as portas para a auditagem. Além disso, pavimentamos o terreno para que seu negócio fique sempre pronto para passar por esses pentes finos.

Artigo de Jacqueline Rodrigues, sócia Diretora de Desenvolvimento e Novos Mercados da PGBR